Transformer une réservation en contrat

Une location suit toujours le même parcours dans Autoria : réservation, devis éventuel, départ du véhicule avec son contrat, puis retour et facturation.

Créer et confirmer la réservation

1. Dans Réservations, cliquez sur Nouvelle réservation, depuis un véhicule ou depuis une période.
2. Choisissez le véhicule, le client et les dates : le prix est calculé à partir des tarifs du véhicule. Depuis un véhicule, le calendrier affiche le prix TTC de chaque jour ; les jours en couleur ont un tarif spécifique (saison, week-end…). L'étape Récapitulatif détaille les tarifs appliqués sur la période et le Total TTC.
3. Si le client le demande, générez le devis puis envoyez-le au client.
4. Quand le client valide, cliquez sur Confirmer la réservation.

Enregistrer le départ (check-in)

Le jour du départ, ouvrez la réservation et cliquez sur Enregistrer (Check-in) : vous réalisez l'état des lieux de départ, vérifiez les informations du client et encaissez la caution. Voir Réaliser l'état des lieux de départ et de retour.

Vous pouvez envoyer au client l'email de check-in depuis la réservation pour qu'il prépare ses documents.

Signer le contrat

Le contrat est généré à partir de la réservation et des conditions générales de votre agence. Les accessoires cochés à l'état des lieux de départ y figurent, avec leur prix par jour et leur total hors taxes, suivis du total TTC de la location et des accessoires (hors timbre fiscal) : le client voit ainsi, avant de signer, ce qui lui sera facturé au règlement pour la période prévue. Cliquez sur Valider et signer le contrat :

• Signer électroniquement : le client signe sur l'écran (tablette ou téléphone), puis vous signez ou cosignez avec votre signature enregistrée ;
• Marquer comme signé sur papier : si le client a signé un exemplaire imprimé. Ajoutez ensuite le contrat signé scanné pour le conserver et l'envoyer.

Tous vos contrats sont consultables dans la page Contrats, où vous pouvez les télécharger ou les imprimer.